Training Administrasi Dan Pengarsipan

DESKRIPSI TRAINING ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

Kantor (office) merupakan tempat untuk menerima proses, mendistribusikan dan menyimpan informasi. Pengelolaan kantor sangat bersinggungan dengan  manajemen operasional perusahaan, yaitu bagaimana proses pengelolaan data, komunikasi maupun arsip-arsip organisasi. Pengadministrasian yang baik merupakan wujud awal dalam mencapai tujuan perusahaan dan turut memegang andil dalam suksesnya suatu perusahaan. Mereka yang bekerja di bagian administrasi kantor tidak hanya menyimpan informasi, tetapi juga memastikan bahwa informasi yang akurat, relevan, handal dan memadai. Informasi yang akan didistribusikan harus dapat diandalkan, yang memenuhi kebutuhan penerima dalam pengambilan keputusan. Karyawan harus mampu menangkap informasi yang relevan dan mengolahnya dalam waktu yang singkat. Saat ini staff bagian administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Mereka dituntut untuk bisa merencanakan, mengorganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Maka dari itu, pengetahuan karyawan mengenai manajemen perkantoran, meliputi fungsi administrasi dan pengarsipan sangat diperlukan dalam mengelola kantor sebagai sumber informasi yang efektif.

Melalui pelatihan ini, para karyawan, khususnya sekretaris dan administrasi profesional akan diberikan keterampilan dan keahlian office management yang sangat komprehensif, dalam hal ini berkaitan dengan pengetahuan untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan administrasi kantor danpengarsipan secara efektif. Akan dibahas juga mengenai berbagai aspek manajemen perkantoran, teknik & dasar pengarsipan yang diperlukan dalam administrasi perkantoran. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta akan dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi dan pengarsipan kantor secara efektif.

TUJUAN TRAINING ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

1.      Tujuan dari pelatihan ini bagi peserta adalah:

2.      Memahami bagaimana mengelola kantor secara efektif;

3.      Memahami peran penting dan fungsi staf admin dalam menunjang aktivitas perusahaan sehari-hari;

4.      Mampu menyusun daftar prioritas sesuai tugas dan tanggung jawab;

5.      Mampu mengelola informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit lain;

6.      Dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi kantor;

7.      Mampu meningkatkan profesionalitas kerja, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman

MATERI TRAINING ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

1.      Pengantar:

1.      Lingkup Tugas & Tanggung Jawab

2.      Fungsi & Sistem Administrasi Perkantoran & Pengarsipan

2.      Mengenal Staf & Pimpinan

3.      Administrasi dan Pengarsipan sebagai bagian dari “Excellent Services”

4.      Pengelolaan Informasi (pengumpulan, pencatatan, penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi)

5.      Keterampilan tertentu sebagai pendukung untuk dapat melakukan pekerjaan staf admin:

1.      Supplying information using a paper-based filing system

2.      Identifying and providing information and material required by users.

3.      Ketrampilan menghandle telepon (telephone courtesy), fax, menyiapkan berkas/dokumen, pertemuan dan membantu pengunjung dll.

6.      Management Arsip Dan Pengelolaan Arsip

1.      Record management & Filling System

2.      Pemahaman dan pengertian Arsip

3.      Jenis-jenis Arsip

7.      Penerapan Filling System

1.      Klasifikasi Arsip

2.      Index System

3.      Pengendalian dan Peminjaman Arsip

4.      Komputerisasi Arsip

8.      Document Handling (Incoming & Outgoing Mail)

1.      Incoming & Outgoing Journals

2.      Clean Desk Policy

3.      Mailing Procedures

9.      Standard Operating Procedure (SOP) Kegiatan Kantor

1.      Aktifitas-aktifitas Kantor

2.      Pentingnya SOP untuk kelancaran aktifitas kantor

10. Personal development: formulating a personal action plan

PESERTA

·         Pelatihan ini sesuai untuk diikuti oleh: Personel Bagian Tata Usaha, Sekretaris, Office Manager, Staff Administrasi, Administration Assistants, Receptionists, Finance Officers, serta staf lain yang memiliki tanggung jawab untuk manajemen kantor.

Untuk Informasi Mengenai Training Silahkan Hubungi :

Telp. (021) 27517741

HP. 0812 8799 2073